GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
1. Chức năng:
Phòng Hành chính Quản trị là đơn vị thuộc Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch, có chức năng tham mưu, giúp việc Ban Giám hiệu quản lý và thực hiện các mặt công tác: văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, mua sắm và quản lý tài sản.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác Hành chính – Văn thư – Lưu trữ:
- Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy theo quy định hiện hành của Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch.
- Tham mưu, xây dựng hệ thống các văn bản trong công tác quản lý văn bản, giấy tờ, văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch.
- Tiếp nhận, phân loại văn bản của các đơn vị trong và ngoài trường gửi, trình Ban Giám hiệu, lưu trữ văn bản gốc.
- Chủ trì triển khai thực hiện các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của nhà trường theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, lưu giữ tài liệu hiện hành.
- Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức; làm thẻ nhân viên và thẻ sinh viên; sao y các văn bản, bảng điểm và bằng cấp của Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch.
2.2. Quản trị:
2.2.1. Quản lý cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật:
- Quản lý các công trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa (phòng họp, phòng học, giảng đường…) của Trường.
- Quản lý, giữ gìn tài sản; quản lý sử dụng điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an toàn – vệ sinh lao động.
- Sửa chữa kịp thời khi có sự cố, lập kế hoạch và trình để sửa chữa lớn, duy tu bảo dưỡng các hạng mục, tài sản, thiết bị được giao quản lý.
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật dữ liệu về các trang thiết bị: mua mới hoặc thanh lý.
- Phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước về điện, nước để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh đột xuất.
- Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.
- Phối hợp các đơn vị chức năng trong việc phân phối phòng họp, phòng học, giảng đường phục vụ cho việc giảng dạy và các hoạt động chuyên môn của trường.
- Bảo quản, điều phối các trang thiết bị về âm thanh, ánh sáng, hình ảnh… phục vụ trong việc giảng dạy và hoạt động chuyên môn của trường.
2.2.2. Mua sắm, sửa chữa:
- Khảo sát, theo dõi đánh giá các nhu cầu đề xuất về mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị, vật tư văn phòng của các đơn vị thuộc Trường, từ đó lên kế hoạch mua sắm, sửa chữa tập trung định kỳ hàng năm, đột xuất trình lãnh đạo trường xem xét và giải quyết.
- Liên hệ các đơn vị cung ứng trang thiết bị, vật tư để mua sắm , sửa chữa, xây dựng, bảo trì cơ sở vật chất, trang thiết bị. Cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của Trường sau khi đã được sự chấp thuận của lãnh đạo.
2.2.3. Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ:
- Lập kế hoạch định kỳ hàng năm và triển khai thực hiện công tác đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, bảo vệ tài sản của Trường.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng thực tập các phương án chữa cháy; phương án phòng chống thiên tai, thảm họa; phương án bảo vệ tài sản của Trường; phối hợp ANTT với công an địa phương.
- Duy trì thường xuyên nhiệm vụ hướng dẫn trật tự lưu thông, đảm báo các phương tiện đậu đỗ xe đúng nơi quy định.
- Phối hợp thực hiện công tác bảo vệ nội bộ.
2.2.4. Công tác lễ tân, khánh tiết:
- Trực lễ tân và tổng đài điện thoại. Chuẩn bị và phục vụ nước cho các cuộc họp, đón tiếp khách của lãnh đạo nhà trường.
- Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, kỹ thuật về trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện khác cho các sự kiện lớn của nhà trường.
2.2.5. Bảo vệ, Tạp vụ:
- Tổ chức công tác đấu thầu hằng năm để chọn các đơn vị chuyên nghiệp cho nhà trường.
- Giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường và của cán bộ, sinh viên. Giữ gìn an toàn nhà Trường. Làm việc theo ca 24/24h hàng ngày, kể cả ngày chủ nhật, ngày Lễ Tết…
- Bảo vệ thi tuyển sinh, học kỳ, các hội nghị, hội thảo, đón khách quốc tế, văn nghệ, thể thao, …
- Xung kích Phòng chống cháy nổ và chữa cháy. Phát hiện các sơ hở, kiến nghị biện pháp khắc phục.
- Quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với chính quyền, cơ quan Công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực.
- Kiểm tra và ghi chép nhật ký theo dõi vật tư, trang thiết bị, dụng cụ, tài sản ra vào cổng theo đúng quy định.
- Vệ sinh sạch sẽ các phòng học, phòng làm việc, khu vệ sinh và khu vực xung quanh Trường.
- Theo dõi, báo cáo kịp thời thiết bị, tài sản hư hỏng, mất mát hoặc không đúng vị trí những khu vực được phân công phục vụ.
- Quản lý dụng cụ trang bị cho công tác tạp vụ, thường xuyên báo cáo về đơn vị quản lý tài sản để làm thủ tục mua mới, thanh lý.
- Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.
2.2.6. Lái xe:
- Đảm bảo phục vụ xe đưa đón lãnh đạo đúng giờ quy định và an toàn tuyệt đối. Phải thực hiện nghiêm các quy định của nhà nước về lưu thông đường bộ.
- Lái xe phải theo dõi lịch trình hoạt động của xe. Hàng tháng quyết toán xăng dầu theo đúng định mức đã được duyệt. Tiến hành vệ sinh, bảo dưỡng xe thường xuyên và định kỳ theo kế hoạch bảo dưỡng đã được quy định.
- Phối hợp với các bộ phận để phục vụ các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu
3. Nhân sự Phòng Hành chính Quản trị:
3.1. Lãnh đạo phòng:
Phó trưởng Phòng điều hành: BSCKII. Bùi Đặng Phương Chi.
Phó trưởng Phòng: ThS. BS. Phạm Công Danh
3.2. Các tổ thuộc phòng:
3.2.1. Tổ Hành chính văn thư:
– Đinh Thị Phương Ngân, Chuyên viên
– Huỳnh Nguyễn Ngọc Mai, Chuyên viên
– Trương Thị Hồng Sen, Chuyên viên
– Nguyễn Đoàn Bảo Ngọc, Chuyên viên
– Lưu Hồng Thảo Trân, Chuyên viên
– Phạm Thị Bích Hương, Chuyên viên
– Lữ Thị Thanh Huyền, Chuyên viên
– Nguyễn Văn Thành, Nhân viên
– Phạm Thị Loan, Nhân viên
– Nguyễn Ngọc Trí, Nhân viên
3.2.2. Tổ Quản trị:
– Trần Trọng Thuấn, Nhân viên
– Nguyễn Xuân Vinh, Nhân viên
– Phạm Thành Đồng, Chuyên viên
– Huỳnh Hữu Chung, Nhân viên
– Nguyễn Hồng Quân, Nhân viên
– Lê Quốc Việt, Nhân viên
– Giang Bát Đệ, Nhân viên
– Nguyễn Lễ Quốc Khánh, Nhân viên
– Hoàng Đức Dũng, Nhân viên
– Diệp Phi Long, Nhân viên
– Phạm Văn Thảo, Nhân viên
– Bùi Anh Tuấn, Nhân viên
– Hoàng Văn Tám, Nhân viên
– Vũ Trần Hoàn Vũ, Chuyên viên
– Bùi Xuân Quang, Chuyên viên
– Huỳnh Thị Lý, Nhân viên
– Phạm Thị Kiều, Nhân viên
– Lâm Nguyễn Anh Thi, Nhân viên
– Nguyễn Trọng Tài, Tài xế
– Nguyễn Vũ Minh Tuấn, Tài xế
- Lê Hữu Tuấn Huy, Tài xế
3.2.3. Tổ Mua sắm – Sửa chữa:
– Nguyễn Thị Xuân Phương, Chuyên viên
– Nguyễn Hoàng Thái, Kỹ sư Hạng III
– Huỳnh Thanh Thúy, Chuyên viên
– Nguyễn Hồng Sơn, Chuyên viên
– Huỳnh Trung Hiếu, Chuyên viên
– Võ Ngọc Thông, Chuyên viên
– Hồ Chí Trung, Chuyên viên
– Nguyễn Hoàng Dương, Chuyên viên